PERGURUAN tinggi masa kini dihadapkan dua tantangan utama yang seolah-olah berseberangan satu sama lain. Tantangan pertama adalah melaksanakan manajemen yang baik agar tercapai tata laksana pemerintahan yang baik (good governance). Adapun tantangan kedua adalah menjawab tantangan keterbukaan, kesetaraan, serta kebebasan akademik oleh publik.
Dengan tantangan itu, pemimpin perguruan tinggi mempunyai tugas berat untuk menjalankan perannya sebagai academic leader dan institutionalleader secara selaras. Pemimpin perguruan tinggi, dalam hal ini Rektor dalam melaksanakan perannya sebagai institutional leader memerlukan unit pelaksana administratif bernama Biro.
Pelaksana administratif di perguruan tinggi menjadi suatu unsur yang harus diperhatikan keberadaannya. Biro (administrasi) di banyak perguruan tinggi masih dipandang sebelah mata peransertanya dalam tatakelola perguruan tinggi. Hal ini disebabkan karena Biro “melupakan” kodrat utamanya sebagai unsur komplementeryang berfungsi melengkapi unsur lain dalam manajemen perguruan tinggi modern dan menjalankan tugas fungsinya dengan basis pengetahuan dalam lingkungan akademik
Dalam era perubahan informasi seperti saat ini, biro perlu dipertajam perannya untuk melaksanakan fungsi manajemennyayaitu fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan dalammengelola langsung setiap unsur pelaksana administratif di perguruan tinggi. Optimalisasi fungsi manajemen Biro ini diperlukan sebagai syarat terjaminnya pemenuhan capaian output dan outcome layanan prima (service excellent)
Ada empat perubahan yang harus dimiliki sebuah Biro di perguruan tinggi era generasi milineal saat ini. Dari aspek administrasi, pelayanan manual dan paper based harus diubah ke pelayanan elektronik, paperless, dan digital.
Pada aspek perencanaan dan pengambilan keputusan strategis, dari orienttasi inward looking dengan penggunaan data terbatas harus berubah menuju perencanaan orientasi outward-looking dalam konteks jejaring dengan dukungan data yang kompleks (internal dan eksternal) dan terpadu.
Pada aspek komunikasi dan koordinasi, gaya komunikasi formal melalui surat atau lisan akan berubah ke gaya komunikasi yang lebih cair dengan memberdayakan media daring.
Adapun pada aspek tenaga kependidikan, gaya formal dengan orientasi keterampilan umum akan berubah menuju pengembangan keterampilan spesifik sesuai tugas dan fungsi , minat, dan bakat, dengan mengembangkan pelatihan teknis sesuai kompetensi personal.
Empat perubahan di atas, menurut penulis, menjadi modal penting bagi sebuah biro adminsitrasi untuk mengoptimalkan kemampuan manajemennya sehingga dapat menggerakkan sumber dayanya untuk melaksanakan tugas dalam rangka memberikan layananprima.
Terwujudnya layanan prima oleh biro adminsitrasi akan menumbuhkan kepercayaan (trust) pemangku kepentingan (stakeholders) dalam hal ini dosen, mahasiswa, dan tenaga kependididikan itu sendiri yang diharapkan akan meningkatkan motivasi kerja bagi seluruh unsur UNNES dalam upaya meraih reputasi dan level internasionalisasi institusi yang lebih tinggi.
Menurut penulis karena biro juga memiliki tupoksi untuk mengkoordinasi implementasi kebijakan pemimpin perguruan tinggi maka Biro sebaiknya mengembangkan program yang mampu memproduksi bahan yang lebih matang untuk perumusan kebijakan, yaitu berupa policy paper yang berisi analisis permasalahan dan rekomendasi kebijakan atau bahkan berupa rancangan kebijakan yang matang dan siap di-review untuk dijadikan sebagai pilihan kebijakan yang akan diimplementasikan.
Kebijakan di sini dapat berupa rencana aksi (action plan) untuk merespon atau mengatasi masalah atau mencapai tujuan tertentu ataupun grand design dan road map pengembangan kebijakan tertentu.
Di samping empat hal di atas lingkungan kerja yang kondusif juga penentu peran Biro untuk mewujudkan reputasi dan internasionalisasi di UNNES. Kepala Biro sebagai manajer diharapkan mampu melaksanakan tiga hal sekaligus,
Pertama, menata dan memberdayakan sumberdaya yang ada, baik itu sumberdaya manusia, keuangan maupun sarana prasarana. Kedua, meningkatkan kepetuhan terhadap aturan dan prinsip-prinsip good governance. Ketiga, melakukan komunikasi yang efektif. Adapun keempat, melakukan monitoring program/kegiatan dan tindak lanjutnya.
Dengan bekal semua tersebut di atas penulis meyakini bahwa biro akan menjadi bagian penting motor tranformasi UNNES yang bereputasi internasional.
Deddy Rustiono, Kepala Biro Akademik, Kemahasiswaan, dan Kerja sama (BAKK)
ID
EN