Lowongan CPNS sudah dibuka oleh pemerintah. Pendaftar sudah mulai melamar. Ada beberapa persyaratan berupa dokumen, diantaranya legalisir ijazah, transkrip nilai, KTP, Kartu Keluarga (KK), akreditasi prodi/institusi, dan dokumen lainnya.
Lalu, bagaimana dengan UNNES? UNNES sebagai “pencipta” dokumen negara dalam hal pendidikan. Pastinya, ada dokumen yang dapat diakses oleh publik (masyarakat) dan tidak dapat diakses oleh publik (terbatas/rahasia).
Terkait hal tersebut, UNNES telah menerbitkan Peraturan Rektor UNNES Nomor 29 Tahun 2018 tentang Pedoman sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip UNNES.
Dasar hukum Peraturan Rektor tersebut adalah Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, pasal 42 ayat (1), bahwa “Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi pengguna arsip yang berhak”.
Senada dengan itu, Undang-undang Nomor 14 tahun 2018 pasal 2 ayat 1 mengatakan “Arsip dinamis sebagai salah satu sumber informasi publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh publik”.
Dengan demikian, tingat akses ke publik suatu arsip dibagi menjadi tiga yaitu terbuka, terbatas, dan tertutup. Pada dasarnya, arsip yang disimpan oleh Perguruan Tinggi (PT) dibagi menjadi dua kategori yaitu arsip substantif dan fasilitatif.
Arsip substantif meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, kelembagaan universitas (tata pamong), data dan informasi akademik, dan kemahasiswaan.
Sedangkan fasilitatif meliputi keuangan, kepegawaian, perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan, kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, kepustakaan, perlengkapan, informatika/SIM/TIK, pengawasan, perlengkapan, dan pendidikan dan penelitian.
Lalu, pertanyaannya adalah siapa yang boleh mengakses suatu arsip? Jawabnya, sangat tegas bahwa ada 5 pengguna hak akses arsip dinamis yaitu penentu kebijakan, pelaksana kebijakan, pengawas internal/eksternal, publik dan penegak hukum.
Itu maknanya, ada arsip yang bersifat tertutup dan terbatas bagi penggunanya. Misal, arsip kepegawaian. Dalam rangka melaksanakan fungsi pembinaan pegawai, unit kepegawaian/subbag kepegawaian melaksanakan kegiatan penyusunan personal file, seperti disiplin pegawain dan DP3. Arsip yang tercipta dari kegiatan ini, dapat dipertimbangkan sebagai arsip rahasia karena memiliki nilai bagi individu yang bersangkutan dan dapat menimbulkan kerugian yang serius terhadap masalah privacy.
Contoh lagi, arsip keuangan. Dalam rangka melaksanakan salah satu fungsi yaitu pengelolaan perbendaharaan, seperti melakukan kegiatan administrasi pembayaran gaji. Arsip yang dihasilkan diantaranya adalah daftar gaji, potongan gaji, dan dokumen lainnya yang dapat dikategorikan arsip rahasia, karena mempunyai nilai bagi individu pegawai dan dapat menimbulkan masalah/kerugian terhadap masalah privacy.
Sebaliknya, ada pula arsip yang bersifat terbuka, seperti dokumen akademik, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan dokumen lainnya. Tepat saat ini, banyak alumni UNNES bertanya dan meminta akreditas prodi/institusi. Mereka (alumni) dapat meminta kepada unit yang bersangkutan (BAKK/prodi). Atau download pada http://baakk.v8.unnes.ac.id/siadig/arsip.html.
Sistem tersebut diciptakan dalam rangka hak askses arsip dinamis ke publik. UNNES memiliki kewajiban untuk memberikan informasi terkait “nilai” akreditasi institusinya/prodinya kepada publik. Secara undang-undang, UNNES sebagai pencipta harus melakukan hal tersebut, karena UNNES sebagai salah satu penyelenggara pendidikan di tanah air.
Dengan demikian, UNNES sebagai pencipta arsip harus mampu mengidentifikasi analisis fungsi dari unit kerja. Kemudian, analisis resikonya pun harus dipahami agar dapat menentukan kategori sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa/terbuka. Sehingga, dapat diidentifikasi kebutuhan penggunanya, yaitu penentu kebijakan, pelasakana kebijakan, pengawas internal/eksternal, publik dan penegak hukum. Mengingat, tidak semuanya arsip itu dapat diakses oleh publik/terbatas/tertutup, sebagaimana contoh di atas.
Oleh: Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd.
Dosen Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Semarang
ID
EN