Unnes Membutuhkan Lembaga Kearsipan

Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi sebagai Informasi Publik di lingkungan Kemdikbud merupakan aturan baru kearsipan yang harus dilaksanakan setiap unit kerja, termasuk perguruan tinggi. Aturan itu perlu diketahui semua unit, termasuk fakultas dan jurusan.

Pembantu Rektor Bidang Administrasi Umum Dr Wahyono MM  saat membuka acara Bimtek kearsipan dalam rangka pembinaan kearsipan Perguruan Tinggi  Kamis (29/8) melontarkan pertanyaan kepada seluruh peserta, apakah pengelolaan arsip Unnes itu sudah baik? Mengapa kali ini diadakan bimbingan teknis (bimtek)?

Karena, menurut Wahyono, Unnes membutuhkan itu, apalagi perkembangan IPTEK dan munculnya peraturan baru tentang kearsipan. Dokumen harus dikelola dengan baik. Suatu ketika KPK datang, kita bisa tunjukkan kalau arsip sudah baik.

Beberapa kali Unnes mengundang arsip daerah untuk pembinaan, kalau kita mencari arsip mudah, kegiatan harus di arsip dengan baik. “Yang penting bukan bimteknya tapi, tindak lanjut setelah bimtek itu ya harus dilaksanakan,  harapannya ada perubahan lebih baik,” ucapnya.

Persuratan yang dilakukan oleh Tata Usaha Unnes, selama ini sudah online turun ke unit dan sudah sangat mudah untuk dilacak, walaupun masih tetap diperbaiki. “Dengan bimtek ini harapannya lebih baik dan lebih profesional,” tegasnya.

Ketua Panitia Drs Anwar Haryono MPd melaporkan bahwa tujuan kegiatan tidak lain agar peserta tahu  aturan terbaru kearsipan, tata cara, profesionalitas kerja dalam menangani kearsipan, acara diikuti oleh kabag kasubbag Unnes menghadirkan pembicara dari Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat Kemdikbud Sujiarto MM,  Sularwo MM, dan Anang Kristanto SE,

Materi yang disampaikan oleh ketiga narasumber terkait pembinaan kearsipan, tata kelola arsip kemdikbud dan pemberkasan dan penyusutan arsip dilingkungan Unnes.

Yang terpenting dalam menangani kearsipan adalah kemampuan kita untuk memahami prosedur pengarsipan, pengelompokan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA), menentukan jangka waktu dokumen yang kita arsip, 3, 5 atau 10 tahun.  Aturan baru permendikbud ini mensyaratkan bahwa  dalam menentukan arsip berdasar pada kegiatan dan atau masalah perunit kerja. Arsip yang sudah inaktif  idealnya dipindahkan ke pusat arsip atau lembaga arsip perguruan tinggi untuk dibuatkan berita acara pemusnahan dan atau jadi arsip permanen.

Begitu antusias peserta, berbagai  pertanyaan kondisi riil dimasing-masing unit kerja dilontarkan ke pembicara.  “Unnes perlu membentuk lembaga arsip, bisa berbentuk pusat dan atau UPT, arsip diibaratkan seperti aliran darah dalam tubuh manusia yang tidak boleh berhenti, kalau  alirannya berhenti/tersumbat maka kena serangan stroke, begitu pula sirkulasi surat maupun arsip, jangan sampai arsip menumpuk, semawrut tidak jelas itu,” tegas Sularwo MM staf PIH Kemdikbud itu.

Pada akhir acara, Anwar haryono MPd mengajak segenap peserta untuk bekerja semaksimal mungkin di unit masing masing. “Unnes menjadi juara I layanan publik se-Indonesia di lingkungan Kemdikbud, maka arsip di seluruh unit kerja juga harus baik,” ujarnya.